Об утверждении "Временных правил изготовления, хранения, использования и (уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города, ее структурных подразделений"

МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

От 26.12.2003 № 3307-р

Об утверждении "Временных правил изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города, ее структурных подразделений"

     В целях упорядочения выдачи разрешений на изготовление гербовых и простых печатей, а также угловых мастичных штампов в соответствии с действующим законодательством, нормативными правовыми актами Российской Федерации, края и города:
     1.Утвердить "Временные правила изготовления и уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города, ее структурных подразделений".
     2.Возложить на общий отдел управления Делами администрации города (Бесхлебная Н.П.) обязанности по регистрации изготовления и уничтожения гербовых и простых печатей, а также угловых мастичных штампов администрации города и ее структурных подразделений.
     3.Структурным подразделениям администрации города в течение месяца со дня подписания настоящего распоряжения:     
     3.1.1.Зарегистрировать действующие гербовые и простые печати, а также угловые мастичные штампы в общем отделе управления Делами администрации города.
     3.1.2.Произвести уничтожение гербовых и простых печатей, а также угловых мастичных штампов, действие которых прекращено. Копии актов об уничтожении печатей и штампов представить в общий отдел управления Делами администрации города.
     3.1.4.Разработать "Временные правила изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города, ее структурных подразделений " для учреждений, организаций и предприятий, находящихся в их подчинении, не противоречащие основным положениям настоящих Правил.
     4.Установить, что "Временные правила изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города, ее структурных подразделений " действуют до принятия соответствующего законодательного или нормативного правового акта РФ и Хабаровского края.
     5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего Делами администрации города Хабаровска Безлепкина В.Д.
     
     И.о. Мэра города     В.П.Казаченко
     
     

     УТВЕРЖДЕНЫ распоряжением
     Мэра города от
     26.12.2003 № 3307-р

Временные правила
изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и
простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города,
ее структурных подразделений

     1. Определение понятий
     1.1. Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо.
     1.2. Штамп - это вид печати прямоугольной формы.
     2. Общие положения
     2.1.  Настоящие Правила в соответствии с действующем законодательством, нормативными и правовыми актами устанавливают в администрации города и ее структурных подразделениях:
     -порядок изготовления, хранения и использования гербовых и простых печатей, а также угловых мастичных штампов;
     -основания для уничтожения печатей и угловых мастичных штампов.
     2.2. Изготовитель печатей и штампов обязан иметь лицензию на полиграфическую и штемпельно-граверную деятельность, выданную Комитетом Российской Федерации по печати, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
     2.3. Ответственность за сохранность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в подразделениях администрации возлагается на их руководителей.
     2.4. Печати и штампы администрации города и ее структурных подразделений должны храниться в несгораемых шкафах или сейфах.
     3.Гербовые, простые печати и угловые мастичные штампы администрации города и ее структурных подразделений
     3.1.Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.
     3.1.1.Воспроизведение на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется:
     -Федеральным Конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 08.12.2000 (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 09.07.2002 № 2-ФКЗ);
     -Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.95 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями, внесенными Постановлением РФ от 08.06.2001 №450);
     -постановлением Губернатора Хабаровского края от 04.01.2002 № 4 "О гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, бланках документов органов государственной власти Хабаровского края и органов местного самоуправления, их структурных подразделений, а также подчиненных им предприятий, учреждений и организаций;
     3.1.2.Герб Российской Федерации воспроизводится на печатях:
     -отдела записи актов гражданского состояния администрации г. Хабаровска;
     -Государственной инспекции по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники (Гостехнадзор);
     -Управления по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям города Хабаровска.
     3.1.3.Описание печати с воспроизведением герба Российской Федерации приведено в приложении 1.
     3.2.Печать с изображением герба Хабаровского края
     3.2.1. Воспроизведение на печатях администрации города Хабаровска и её структурных подразделений герба Хабаровского края не осуществляется.
     3.3. Печать с изображением герба города Хабаровска
     3.3.1.Воспроизведение на печатях герба города Хабаровска регламентируется:
     -Уставом муниципального образования города Хабаровска, принятого решением Хабаровской городской Думы от 03.01.2002 № 162;
     -Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным постановлением Мэра города от 23.08.2002 № 967;
     -постановлением Мэра города Хабаровска от 06.11.2003 № 1460 «О внесении изменений в Регламент администрации города Хабаровска» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края.
     3.3.2.Герб города Хабаровска воспроизводится на печатях администрации города Хабаровска и ее структурных подразделений.
     3.3.3.Гербовая печать администрации города хранится у заместителя Мэра города - управляющего Делами администрации города Хабаровска и используются в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ, Хабаровского края и города Хабаровска.
     3.3.4.Документы, на которых ставится гербовая печать администрации города, подписываются Мэром города или должностными лицами администрации города, которым Мэр делегировал право подписи.
     3.3.5.Герб города Хабаровска воспроизводится на печатях следующих структурных подразделений администрации города:
     -комитета по управлению Железнодорожным округом администрации города Хабаровска;
     -комитета по управлению Центральным округом администрации города Хабаровска;
     -комитета по управлению Северным округом администрации города Хабаровска;
     -комитета по управлению Южным округом администрации города Хабаровска;
     -департамента муниципальной собственности;
     -управления здравоохранения;
     -управления культуры;
     -управления социальной защиты;
     -комитета по физической культуре и спорту;
     -финансового департамента;
     -управления дорог и внешнего благоустройства;
     -департамента архитектуры, строительства и землепользования.
     -архивного отдела.
     3.3.6.Описание печати с воспроизведением герба города Хабаровска приведено в приложении 2.
     3.3.7.Право иметь печать с изображением герба г. Хабаровска и виды документов, заверяемых этой печатью закрепляется в Положении о структурном подразделении.
     3.4.Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города Хабаровска
     3.4.1.Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города Хабаровска определяется Мэром города.
     3.4.2.Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города подписывается заместителем Мэра города - управляющим Делами администрации города.
     3.4.3.Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Мэра города может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах и других документах аналогичного характера.
     3.5.1.Структурные подразделения администрации города могут иметь простые печати и угловые мастичные штампы (приложения 3,4).
     3.5.2.Право иметь и для заверения каких видов документов использовать простую печать и угловой мастичный штамп должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении администрации города.
     4.Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов и их учет
     4.1. Порядок оформления заказа на изготовление печатей и штампов (приложение 5) осуществляется следующим образом:
     4.1.1.Письмо-заказ об изготовлении печатей и углового мастичного штампа, подписанное руководителем структурного подразделения администрации города, вместе с прилагаемыми эскизами и копией Положения о структурном подразделении направляется для визирования заместителю Мэра города - управляющему Делами.
     4.1.2.Письмо с визой заместителя Мэра города - управляющего Делами передается через секретаря приемной в общий отдел управления Делами администрации г. Хабаровска (в дальнейшем - общий отдел) для регистрации в соответствующем журнале.
     4.1.3.После регистрации эскизы гербовых печатей должны быть представлены для согласования в управление по делам архивов Правительства Хабаровского края.
     4.1.4.Структурные подразделения самостоятельно заказывают печати и угловые мастичные штампы.
     4.1.5.Контрольные оттиски изготовленных печатей и угловых мастичных штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале общего отдела.
     5.Порядок уничтожения гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов
     5.1.В случае ликвидации структурного подразделения администрации города или прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования его печати и угловые мастичные штампы подлежат уничтожению непосредственно в структурном подразделении администрации города.
     5.2.Для замены ранее выданной печати, углового мастичного штампа. в случае износа, повреждения, утраты или в связи с переименованием пользователь должен представить заместителю Мэра города - управляющему Делами:
     -письмо с просьбой о замене печати, углового мастичного штампа (приложение 6);
     -объяснительную записку с указанием причин в случае утраты печатей, углового мастичного штампа (приложение 7);
     -акт об уничтожении печатей, углового мастичного штампа, согласованный с ЭК структурного подразделения и утвержденный руководителем (приложение 8).
     5.3.Письмо с визой заместителя Мэра города - управляющего Делами, акт и объяснительная записка направляется в общий отдел для регистрации в соответствующем журнале.
     5.4.Заказ на изготовление новой печати, углового мастичного штампа оформляется в соответствии с разделом 4 настоящих Правил.
     6.Журнал регистрации гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города и ее структурных подразделений
     6.1.Журнал регистрации гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города и ее структурных подразделений (далее- журнал регистрации) ведется общим отделом (приложение 9).
     6.2.Общий отдел обеспечивает:
     -регистрацию каждой печати, штампа, изготовленных для администрации города и ее структурных подразделений;
     -оказание услуг вспомогательного и информационного характера.
     6.3.Информация журнала регистрации представляет собой данные об изготавливаемых печатях и штампах.



Приложение № 1
к пункту 3.1.2.

Описание печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

     Гербовая печать имеет форму правильного круга диаметром 40 мм. Края печати окаймлены бортиком.
     В центре печати находится изображение Государственного герба Российской Федерации диаметром 20 мм, окаймленное правильным кругом диаметром 21 мм.
     По окружности печати, между ее бортиком и окаймлением изображения герба, размещается в две или три строки полное наименование структурного подразделения администрации города, наделенного правом иметь печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и закрепленное в Положении о нем (например, "Администрация города Хабаровска Хабаровского края Отдел записи актов гражданского состояния").
Нижний стык каждой строки разделен звездочкой.

Образец печати с изображением государственного герба Российской Федерации

Приложение № 2
к пункту 3.3.6

Описание печати с воспроизведением герба города Хабаровска

     Гербовая печать структурных подразделений администрации города имеет форму правильного круга диаметром 40 мм. Края печати окаймлены бортиком.
     В центре печати находится изображение герба города Хабаровска диаметром 20 мм, окаймленное правильным кругом диаметром 21 мм.
     По окружности печати, между ее бортиком и окаймлением изображения герба города Хабаровска, размещается в две или три строки наименование структурного подразделения органа местного самоуправления (например, "Администрация города Хабаровска Хабаровского края", "Управление социальной защиты населения"), закрепленное Положением о структурном подразделении.

Нижний стык каждой сроки разделен звездочкой.

Образец печати структурного подразделения администрации города с изображением герба города Хабаровска

Приложение № 3
к пункту 3.4.1

Описание простой печати структурных подразделений администрации города

     Простая печать структурного подразделения администрации г. Хабаровска имеет форму правильного круга диаметром 40 мм. Края печати окаймлены бортиком.
     В центре печати указано наименование структурного подразделения (например, "Общий отдел"), окаймленное правильным кругом диаметром 25 мм.
     Между внутренней и внешней окружностями в две или три строки размещается полное наименование вышестоящих структур (например, "Администрация города Хабаровска Хабаровского края", "Управление Делами").

Нижний стык каждой строки разделен звездочкой.

Образец простой печати структурного подразделения  администрации города Хабаровска

Приложение № 4
к пункту. 3.4.1
     

Описание углового мастичного штампа администрации города и ее структурных подразделений

     Угловой мастичный штамп идентифицирует реквизиты бланка письма и содержит полное наименование структурного подразделения администрации города с указанием полного наименование вышестоящих структур.
     На угловом мастичном штампе указываются справочные данные структурного подразделения администрации (почтовый адрес, номер телефона, электронный адрес, ОКПО), обозначение места для проставления даты и индекса исходящего документа, номера и даты корреспондента.
     На угловом мастичном штампе гербы не воспроизводятся. Края штампа размером 56 х 73 мм бортиком не обрамляются.
     Штампы администрации города, ее структурных подразделений для входящих документов и обратного адреса на конверте имеют форму прямоугольника размером соответственно 19 мм на 41 мм и 28 мм на 80 мм.
     
 

Образец углового мастичного штампа структурного подразделения администрации города Хабаровска

Приложение № 5
 к пункту .4.1.

Схема прохождения оформления заказа на изготовление гербовой и простой печатей, углового мастичного штампа структурными подразделениями администрации города

Администрация                                                                                                                                                                 Заместителю Мэра города -
города хабаровска                                                                                                                                                           управляющему Делами
УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ И                                                                                                                                               администрации г. Хабаровска
МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000                                                                                                               Безлепкину В.Д.
тел. (4212) 30-64-75, факс 31-53-46,
 root@mayor.kht.ru ОКПО 04021631
-----------------------№------------------
На №---------------от-------------------

     
     

Об изготовлении печати и углового мастичного штампа

     Прошу Вас разрешить оформить заказ на изготовление печати и углового мастичного штампа управления кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в связи с преобразованием кадровой службы администрации г. Хабаровска в управление кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска (распоряжение Мэра города от 21.04.2003 № 984-р).
     Приложение- 1  Эскизы печати и углового мастичного штампа управления кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска на 2 л. в 1 экз.

2. Копия Положения об управлении кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска на 6 л. в 1 экз.
     
     
Начальник управления                                             В.А.Липатов

Образец письма-просьбы об изготовлении печати, углового мастичного штампа

администрация                                                                                                                                           Заместителю Мэра города -
города хабаровска                                                                                                                                      управляющему Делами
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ                                                                                                               администрации г. Хабаровска
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ                                                                                                                                    Безлепкину В.Д.
ЗАПИСКА
-----------------№----------
г. Хабаровск

Об утрате гербовой печати и углового мастичного штампа управления

     20 сентября 2003 года в здании управления образования администрации г. Хабаровска, расположенном по адресу: ул. Владивостокская, 57, произошел пожар, в результате чего в огне сгорели гербовая печать и угловой мастичный штамп управления.
По факту происшествия проводится проверка.
     Приняты меры по усилению контроля за противопожарной безопасностью управления.
     

Начальник управления          О.И.Козина

Образец объяснительной записки с указанием причин в случае утраты печатей, углового штампа

Приложение № 8
к пункту 5.2.

     АДМИНИСТРАЦИЯ                                                                                           УТВЕРЖДАЮ
     ГОРОДА ХАБАРОВСКА
     УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ И                                                                                Начальник управления
     МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ                                                                       кадров и муниципальной
АКТ                                                                                                                           службы администрации
------------------№-------------------                                                                             г. Хабаровска
     
     
     г. Хабаровск                                                                                                     В.А. Липатов
     
     

Об уничтожении печати и углового мастичного штампа кадровой службы администрации г. Хабаровска

Основание:      распоряжение Мэра города от 21.04.2003 № 984-р
                            «О преобразовании кадровой службы администрации г. Хабаровска»
     
Составлен комиссией:
Председатель - Кондратьева И.А., заместитель начальника управления
                               кадров и муниципальной службы администрации
                               г. Хабаровска
Члены комиссии: Гончарова Ю.А., главный специалист управления,
                                  Донская О.В., главный специалист управления,
                                  Лопатько М.В., главный специалист управления,
                                  Капитанчук О.С., ведущий специалист управления
     
     
     В связи с преобразованием кадровой службы администрации г. Хабаровска в управление кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в соответствии с распоряжением Мэра города от 21.04.2003 № 984-р, комиссией была проведена работа по уничтожению печати и углового мастичного штампа кадровой службы администрации г. Хабаровска.
     
     
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. направлен в общий отдел управления Делами администрации
               г. Хабаровска;
 2-й экз. - в дело.
     
     
Председатель комиссии                  И.А.Кондратьева

Приложение № 9
к пункту 6.1.

Форма журнала регистрации гербовых и простых печатей, угловых мастичных штампов администрации города и ее
структурных подразделений

Приложение № 10 к
Временным правилам
     

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которых ставится печать

               АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания,
 экспертизы и т.д.)

                АРХИВНЫЕ СПРАВКИ
                АРХИВНЫЕ КОПИИ

                ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей,
                ведение дел в арбитражных судах и т.д.)
                ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.)
                ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.)

               ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ
               ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)
               ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ
               КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ
               НОРМЫ РАСХОДА

              ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
              свершения финансово-хозяйственных операций

              ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении)
              ПИСЬМА гарантийные
              ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные)
              ПОЛОЖЕНИЯ об организациях
             РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк)
             СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.)
            СОГЛАШЕНИЯ
            СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании
бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.)

           СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.) ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ УДОСТОВЕРЕНИЯ

     УСТАВЫ И УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОГОВОРЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
           ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и другие документы, удостоверение печатью которых предусмотрено федеральным и краевым законодательством, а также нормативными правовыми актами органов городского самоуправления.
     
     
     Члены комиссии:                                                                                        Ю.А.Гончарова,
                                                                                                                              О.В.Донская,
                                                                                                                              М.В.Лопатько,
                                                                                                                              О.С.Капитанчук          
                                                                                                                                  
                                                                                                                                  
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     СОГЛАСОВАНО
     
     Протокол ЭК управления
     кадров и муниципальной службы
     администрации города Хабаровска
     от----------------------№---------------
     
     
     
     Образец акта об уничтожении печатей, углового мастичного штампа