[на главную страницу]

  Новости | Об АИП | Деятельность | Документы | Форум

Обратная связь

  • Изготовление печатей
  • Изготовление  штампов
  • Правовые аспекты
  • Заказчикам
  • Технологии
  • Оборудование
  • Программы
  • Партнерство изготовителям
  • История резиновых штампов
  • «Штампоизготовители России»
  • Регистрация в «Базе штампоизготовителей»
  • Сертификация в системе "ПечатьСерт"
  • «Вестник Штампоиндустрии»








       Законы /

    Учет, использование, хранение, изготовление, передача и уничтожение печатей и штампов

    Впервые запись о порядке использования печатей появилась в ЕГСД (Единой государственной системе делопроизводства), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04/09/1973 N435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, предприятиями и организациями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

    По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

    Основная печать. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

    Вспомогательная печать. Организации могут иметь вспомогательные(дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д. Дополнительная печать, содержащая надпись "Для счетов-фактур", должна содержать идентификационный номер налогоплательщика (основание: письмо МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость"). Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

    Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

    Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).

    Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

    Использование и хранение печатей и штампов.

    Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе. Может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

    Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

    Простые штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.

    При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами. При утрате основной печати организации и круглой печатей структурных подразделений руководитель организации должен немедленно сообщить об этом в органы милиции и произвести публикацию в печати.

    Учет печатей и штампов.

    Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

    Утрата печати или штампа.

    В случае утраты печати и штампа руководители учреждений, предприятий, организаций обязаны дать объявление об этом в местной печати. Изготовление печатей и штампов, взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву "Д" (дубликат).

    Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов.

    Замена и приобретение печатей ( штампов ) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати и штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

    Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом начальника.

    Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается начальником. В акте должно быть указано:
    • время и место уничтожения;
    • состав комиссии;
    • основание уничтожения печатей и штампов ;
    • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов ;
    • способ уничтожения;
    • заключение комиссии о приведении печати ( штампа ) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
    • подписи членов комиссии.
    Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати ( штампа ) в журнал учета.

    Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов.

    Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.


    ЖУРНАЛ
    учета печатей и штампов



    N п/п

    Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

    Оттиск печати (штампа)

    Наименование подразделения, должность и фамилия получателя

    Роспись в получении, дата

    Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки

    1

    2

    3

    4

    5

    6

         

    Продолжение 

         

    N
    п/п

    Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

    Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

    Отметка об уничтожении, номер акта и дата

    Примечание

    1

    2

    7

    8

    9


    Журнал учета печатей

    Журнал учета печатей

    Журнал учета печатей

    АКТ N _______ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА) ОРГАНИЗАЦИИ

    Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.

    Печать(штамп) организации: ______________________________________________
    (организационно-правовая форма
    __________________________________________________________________
    и наименование организации)
    ОГРН N ______________________ уничтожен(а) в связи с _______________

    __________________________________________________________________
    (указать причину: изменение наименования,
    __________________________________________________________________
    организационно-правовой формы, износ и т.д.)
    __________________________________________________________________
    Печать(штампа) уничтожил (Ф.И.О.)
    __________________________________________________________________

    Способ уничтожения________________________________________________

    Место и время уничтожения печати _________________________________

    Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:

    Подписи членов комиссии

    ____________ /________/
    (подпись)

    ____________ /________/
    (подпись)

    ____________ /________/
    (подпись)

    ____________ /________/
    (подпись)


    "___" _________ 200__ г.


    М.П.


    ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ:


















    Журнал учета печатей, пример
    Форум | Обратная связь   
       
     
    изготовление печатей и штампов
    изготовление факсимиле
    изготовление гербовых печатей
    печати по оттиску, точные копии
    Самонаборные печати и штампы от производителя
    ШТАМП программа
    для изготовления
    печатей и штампов

    База изготовителей
    печатей и штампов