Маркировка бухгалтерской документации
Штемпельная продукция необходима для нормального функционирования офиса. Правильно подобранные печати и штампы облегчают работу каждого бухгалтерского отдела. С помощью штемпельных изделий маркируется огромный поток документации. Ускоренный темп нашей жизни диктует условия, при которых главным критерием оценки работ становится оперативность. Отсюда и основное требование к изделиям: качество (износоустойчивость), экономичность, удобство в использовании. Ведь если театр начинается с вешалки, то бухгалтерия... с удостоверяющей печати.
СТРАСТИ ПО ПЕЧАТИ
В России все основные документы организации заверяются удостоверительной печатью. Она может быть в организации не одна, а несколько. Это так называемые номерные печати, удостоверяющие все документы в филиалах организации, пунктах приема, кассах, представительствах, в финансовых отделах. К номерным печатям предъявляются те же требования, что и к основной. Ранее такая печать называлась реестровой. После налоговой реформы 2002 года, к сожалению, не все организационные вопросы были сразу разрешены. Так, к примеру, сложности создались и с заказом печатей. Вполне понятно, раз меняются данные организации, в частности, появляется ОГРН (общий государственный регистрационный номер), изменения обязательно вносятся в основную печать. Это что касается перерегистрации. Когда печать заказывается впервые, поясним, что на территории Москвы продолжает действовать порядок, когда вновь созданная организация пока вносится в реестр и заверяет эскиз печати в Московской регистрационной палате, платя за это "удовольствие" 600 рублей. По закону ОГРН уже является внесенным в государственный реестр номером, и его наличие на печати удостоверяет законность оформления документов юридического лица. Следовательно, и занесение в еще один реестр МРП является не вполне правомочным. Поэтому заказчик в праве выбрать: заказывать реестровые печати или печати по новому ГОСТу.
Возникшие недоразумения связаны с тем, что на данный момент разработан только ГОСТ Р 51511-2001 на изготовление печатей с изображением герба РФ, принят с правом досрочного применения Постановлением Госстандарта РФ от 27.06.2003 (№212-ст). В свете вошедшего в силу нового федерального закона "О техническом регулировании" технические регламенты на изготовление печатей - в перспективе национальные стандарты, выработаны на основе этого ГОСТа разработчиком этого ГОСТа ВНИИ Полиграфии и объединением профессиональных штемпелеизготовителей, а именно Всероссийским некоммерческим партнерством "Корпорация профессиональных изготовителей печатей и штампов". Уведомление о разработке Национального стандарта "Печати мастичные удостоверительные.Форма, размеры и техниченские требования" опубликовано на сайте Госстандарта России 28.11.2003г. Этот стандарт принят для добровольного применения штемпелеизготовителями, участниками НП "КИП" и разослан на правах информационного материала по всем основным министерствам и ведомствам страны. В дальнейшем этот национальный стандарт рекомендован для изготовления всех удостоверительных мастичных печатей. Главные его положения - выдержать основные принципы защиты печатей:
· наличие двух микротекстов (черный текст на белом фоне белый текст на черном фоне);
· наличие линий толщиной от 0,5 до 0,08 мм;
· наличие элементов с полутоновым растром, которые невозможно подделать
существующей фотополимерной технологией.
Поясняет Евгений Смирнов, президент отечественного штемпельного производства "Графика-М":
- В июне прошлого года Правительство РФ опубликовало Постановление относительно Федерального закона №129 «О порядке регистрации юридических лиц», в котором, в частности, говорится о том, что отныне в печати каждой организации, независимо от формы собственности, рядом с ее названием должен присутствовать ОГРН, - 13-значный код, несущий практически всю информацию о фирме и призванный стать единым «информационным окном» для налоговой службы. В основе ГОСТ Р 51511-2001 лежит хорошая идея: ужесточив требования к качеству печатей, завершить эру применения фотополимеров, и тем самым, пресечь преступный бизнес фальсификаторов. Но вновь «хотелось как лучше, а получилось как всегда». Госстандарт разрабатывал требования для гербовых печатей, а о печатях коммерсантов почему-то никто не вспомнил. Несмотря на это в первых числах июля Центробанк и Казначейство объявили о непринятии любых платежных поручений, не имеющих ОГРН и не соответствующих ГОСТу. Назрела критическая ситуация: страна оказалась не готова к столь резкой перемене. Центробанк, посовещавшись с Гостандартом, принял решение перенести введение ГОСТа на полгода. Но не из одной из этих организаций не поступило комментариев, а ситуация не так проста, как может показаться на первый взгляд.
Руководители как государственных, так и коммерческих предприятий должны понять, что с 1 января 2004 года вступил в силу ГОСТ, то есть повторяется июльская ситуация, но уже без обратного хода. Из этого следует вывод, что все без исключения предприятия должны приложить максимум усилий, чтобы до начала следующего года обзавестись новыми печатями, соответствующими требованиями вводимого ГОСТа. Можно, конечно, дожидаться ноября-декабря, когда Центробанк, в соответствии с требованием закона, уведомит деловую общественность о грядущих переменах. Все спохватятся, бросятся заказывать печати. Но выполнить такой объем заказов печатники просто не смогут физически, даже если производственные мощности их предприятий увеличить в десяток раз. Согласно статистике, в стране используется около 500 тыс. гербовых печатей, что составляет всего лишь около 10% от общего их количества, а значит общее их количество – около 5 млн. штук. С помощью одной лазерной машины, способной делать печати требуемого качества, можно исполнять не более 2000 печатей в месяц. А таких машин в России – не так уж и много.
Выбирая изготовителя печати, обязательно требуйте сертификат, а также поинтересуйтесь на каком оборудовании предлагается изготовление печати, на какой оснастке и из какой резины: высокая цена - еще не гарантия качества. Результат оттиска печати зависит от: оснастки, материала клише, оборудования, на котором изготовлено изделие.
В соответствии с Постановлениями Министерства по налогам и сборам и Постановлением Правительства РФ N438 от 19.06.2002 г. к печатям юридических лиц предъявляются требования по наличию в тексте печати ОГРН.
Также выдвигаются новые требования по изготовлению: клише печати должно быть из серой, экологически безопасной резины, изготавливаться у сертифицированных производителей (Сертификат "ПечатьСерт") и иметь многоуровневую защиту от подделки.
В начале офисного сезона кому как не финансовому отделу стоит заранее позаботиться о наличии в организации удостоверительных печатей.
Оснастка - механизм для скорости и четкости
Во многом четкость оттиска и скорость пропечатки зависит от возможностей маркировочных механизмов. Естественно, чем больше документов в день приходится маркировать, тем надежнее и, естественно, более скоростной и устойчивой должна быть оснастка штемпельных изделий. Пока во всем мире предпочтение отдается европейским линиям автоматических оснасток, на которые и крепятся клише необходимых в работе печатей и штампов. В частности, фирма COLOP (Австрия) специально по требованиям нового ГОСТа, где оговаривается, что диаметр печати должен быть не меньше 40 мм, разработала новые высокопрофессиональные оснастки: R40 (рис.2) и R45 диаметром 45мм (рис.3.), если текста на печати много. Это характерно для российских организаций. Если количество оттисков в день превышает 1000, что бывает во многих банковских учреждениях, можно приобрести долговечную металлическую оснастку. Так, новая металлическая оснастка для круглой печати R2040 (рис. 4) обладает теми характеристиками, которые должны иметь оснастки, используемые в усиленном режиме эксплуатации: металлическая конструкция, усиленная пружина рабочего механизма обеспечивает длительный срок службы - до 10 лет, при гарантии в 3 года. Основные преимущества можно перечислить: бесшумность, оперативность, малое усилие прижатия.
Также стоит отметить и оснастки для штампов от 3 до 10 строк. На эти оснастки крепится клише любого необходимого штампа. (рис.5).
Наборные печати и штампы серии Экспресс
Для удобства российских пользователей отечественные производители штемпельной продукции разработали удобные наборные комплекты. Сюда включены:
- автоматические оснастки как печатей, так и штампов,
- кассы специального шрифта (в том числе адресного и выделительного),
- пинцет для набора букв из касс,
- сменные штемпельные подушки,
- элемент секретной маркировки (для защиты от подделки),
- вставляющаяся рамка для штампов.
При нынешнем темпе жизни, когда координаты организаций так быстро меняются, наборные экпресс-комплекты позволять без лишних затрат времени и денег оперативно набрать текст из кассы букв или поменять изменившиеся цифры. Наборные печати часто используются на предприятии как номерные или со специальными словами: ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ, КАССА т.п.
Кроме того, учитывая необходимость быстрой маркировки изделий стандартными словами, разработаны специальные штампы с набором готовых блоков: ПОЛУЧЕНО, ОПЛАЧЕНО, ПРИНЯТО и т.п. Таким образом, можно использовать автоматическую оснастку длительное время, меняя только текст на клише.
Специальное предложение
Для облегчения нелегкой доли бухгалтеров, отечественные штемпелеизготовители создали целый ряд изделий специально для использования финансовых отделах. Это, прежде всего, угловые штампы и штампы с банковскими реквизитами организации. К примеру, разработан целый ряд специальных штампов для маркирования первичной бухгалтерской документации. Учтены также запросы небольших фирм, где ведется ручной метод бухучета. Всевозможные штампы облегчают процесс регистрации входящей и исходящей документации. Если бухгалтеру часто приходится ставить свои инициалы, легче заказать штамп-факсимиле с собственным ФИО и маркировать документы более оперативно.
Для оперативности проставления личных координат можно порекомендовать использовать наборные штампы и ручки серии POCKET (карманные). Комплект включает инфоштамп 4-5 строк или инфопен 2-3 строки, кассу шрифта и пинцет для набора букв.
Сменные штемпельные подушки
К сожалению, в целях экономии и по незнанию отечественные пользователи нередко заправляют сменные штемпельные подушки краской, предназначенной для настольных штемпельных подушек, несмотря на категорический запрет со стороны фирм-производителей. Это приводит к "заливанию" текста, непропечатке оттиска печатей и штампов, так как подушка не может пропитаться краской равномерно. Получается, скупой платит дважды: за краску и за клише, так как неправильное использование приводит и к быстрому износу самого изделия. Поэтому, как это принято во всем мире, в автоматических печатях штемпельную подушку надо просто менять.
Автоматические печати и штампы имеют встроенную штемпельную подушку.
Продолжительность жизни штемпельной подушки рассчитана на 4000-5000 оттисков - при среднем сроке эксплуатации от 1 до 2 месяцев (в зависимости от насыщенности текста штампа). Более 2-х месяцев эксплуатации приводят к повреждениям поверхности штемпельного материала в связи с постоянным давлением клише печати на подушку.
Отечественные штемпелеизготовители наладили производство универсальных штемпельных подушек. Высокотехнологичное оборудование позволяет применять высший стандарт качества штемпельного материала и краски. Такая продукция имеет международные сертификаты качества, экологически безопасна и предполагает длительный гарантийный срок использования. Хороший результат при простановке уже первых оттисков получается благодаря новой вакуумной системе пропитки штемпельного материала. Сменные штемпельные подушки изготовляются методом лазерной резки, преимущества которой заключаются в получении качественного и четкого оттиска, длительного срока использования, надежной и удобной фиксации. При этом краска не вытекает при работе, так как имеет равномерное распределение по всей длине и глубине подушки. (рис.6)
Решить какую продукцию предпочесть, конечно, могут только сами пользователи. Но если страна стремительно готовится к вхождению в ВТО, то и уровень жизни должен соответствовать мировому. А мировые стандарты предписывают не экономить на качестве. Поэтому всегда надежнее использовать продукцию выдержавших проверку временем отечественных производителей. Сейчас они разработали совместно с европейскими изготовителями усовершенствованные штемпельные изделия. Причем цены крупного производителя всегда ниже, а качество продукции выше, чем у небольших предприятий или у перекупщиков. И поскольку уж где-где, а в бухгалтерии умеют считать (и ценить!) время и деньги, эта информация к размышлению для сотрудников финансового отдела современного офиса.
Руководитель отдела
информации компании "Графика-М"
Елена Русяева
БУХГАЛТЕР И ЗАКОН, 1(16) - 2004 г.
Издательский дом "ФИНАНСЫ И КРЕДИТ"
|
